Персонально вам. MINDup Думай лучше - живи лучше.

Спасаем время. Четыре принципа эффективного тайм-менеджмента и правило двух минут

Давайте вернем себе драгоценное время!

— Бывает ли вам сложно организовать свое время?

— Так, что в сутках не хватает часов на все проекты, обязательства, привычки и все остальное?

— Случается ли такое, что, взглянув в начале вечера на свой список планов, вы обнаруживаете, что не сделали почти ничего?

Если у вас есть трудности с управлением временем, попробуйте воспользоваться четырьмя принципами эффективного тайм-менеджмента.

Делайте

Прежде чем сделать что-то, хорошо воспользоваться «правилом двух минут» Дэвида Аллена, которое поможет вам установить временные рамки. Вы удивитесь, как много можно сделать за эти 120 секунд: написать электронное письмо, поговорить по телефону, отправить отчет и т.д.

В своей книге о продуктивности «Как разобраться с делами» Дэвид Аллен объясняет, что главная идея «правила двух минут» — повышение эффективности. Если дело занимает меньше двух минут, его лучше сделать сразу же.

Если ваше дело не закончить за две минуты, то работайте только над ним, не отвлекаясь, в течение получаса или пока не закончите. Помните, что многозадачность — враг тайм-менеджмента.

Удаляйте

Это один из самых простых принципов, потому что здесь вам нужно всего лишь решить — сделать или удалить.

Ван Хо пишет об этой стратегии продуктивности:

«Обычно я могу сразу удалить около половины своих емейлов, даже не открывая их. И я особенно суров, когда возвращаюсь из отпуска и имею дело с целой кучей писем».

Многие консультанты по продуктивности рекомендуют также использовать принцип Парето или правило «20 к 80»: 80% результатов достигаются посредством 20% усилий.

Так что всегда задавайте себе вопрос: полезно ли то, что я делаю прямо сейчас, для меня в долгосрочной перспективе?

Может получиться так, что вам придется связаться с запрашивающей стороной и объяснить, почему вы не будете выполнять то или иное действие.

Решив не делать что-то, удалите это задание из списка планов и продолжайте заниматься другими проектами. Всегда очень приятно сокращать свой список дел, вычеркивая оттуда пункты.

Если вы не уверены, удалять ли, то перейдите к третьему принципу.

Откладывайте на потом

Принимать решения непросто. Но когда вы откладываете их, это значит «нее сейчас», а не «никогда».

Может быть, это новый проект, к которому вы планируете приступить в течение одной-двух недель. Или просьба коллеги, которой придется заняться к концу дня. Или идея, которую нужно обдумать, прежде чем действовать.

Удобно будет завести отдельные папки или приложения для тех дел, которые вы сразу берете в работу, и тех, которые хотите отложить. Только не забудьте просмотреть список отложенных дел в конце дня или недели, чтобы решить, от каких из них отказаться полностью. Не забывайте, что есть разница между откладыванием на потом и прокрастинацией.

Делегируйте

Если раньше вы этого не делали, вас может смутить, что результат отличается от того, который бы получили, работая в одиночку. Но это не значит, что нужно отказаться от делегирования полномочий!

Этот принцип поможет вам лучше распределять дневные обязанности. Чтобы он работал эффективно, пошагово распишите задание и обрисуйте необходимый результат. Тогда качество выполнения будет в первую очередь зависеть не от квалификации исполнителя, а от того, насколько хорошо вы сформулировали задачу.

Атул Гуванде в своей книге «Чек-лист. Как избежать глупых ошибок, ведущих к фатальным последствиям» писал:

«…Они не только помогают проверить себя, но и вырабатывают дисциплину, ведущую к высокой производительности».

Конечно, если вы поручаете кому-то несложные задания, то такой список можно не делать. Просто определитесь, какие именно дела нужно перепоручить для максимальной эффективности. Например, вы берете на себя общение с недовольным клиентом, а расплатиться с поставщиком просите кого-то другого.

Попробуйте применить четыре принципа прямо сегодня

Эффективный тайм-менеджмент — это вовсе не сложно. Нужно лишь определиться, что сделать сейчас, что — потом, а что не делать вообще.

Попробуйте следовать принципам в течение рабочего дня, а затем проанализируйте, что сработало, а что нет.

А как вы управляете временем пишите в комментариях.

Must Read

Разоблачение великого экстрасенса Вольфа Мессинга

Этого человека и по сей день считают одним из самых знаменитых гипнотизеров и телепатов мира. Кто-то видел в нем святого, другие — одержимого дьяволом, третьи...

Как управлять эмоциями и не оказаться в такой ситуации

Негативные эмоции часто задвигаются человеком в дальний угол – он старается их подавить. Или, напротив, выражает их слишком сильно. Нужно учиться правильно избавляться от...

Садхгуру о том, что он думает по поводу курения марихуаны

  Духовный искатель спрашивает Садхгуру о том, что он думает по поводу курения марихуаны. Садхгуру объясняет причины, по которым люди начинают употреблять марихуану, а также...